Work From Home policy (นโยบายการทำงานจากที่บ้าน)เรื่องที่บริษัทควรมี

Posted by

อันนี้เป็นความคิดเห็นส่วนตัว และประสบการณ์ส่วนตัวล้วนๆ

อาชีพหลักผมเป็นวิทยากร แน่นอนว่างานสอนนั้นจะ Work From Home มันคงทำได้ยาก
แต่ช่วงเวลาในการเตรียมการสอนเกือบจะ 100% ของผมจะเป็นการ Work From Home ทั้งสิ้น
รวมถึงงานที่ปรึกษาอื่นๆด้วย ส่วนใหญ่ก็ทำจากที่บ้านนี่แหละ

ช่วงนี้พอเริ่มทำงานจากที่บ้านกันก็มีหลายๆบริษัทเข้ามาถามว่า

“ทำยังไงจะรู้ได้ว่าพนักงานทำงาน?”

……

ส่วนใหญ่ถามหาเทคโนโลยีที่จะใช้ตรวจสอบว่าพนักงานทำงานจริง แม้จะต้องจ่ายเงินก็ยอม….

ผมว่ามันมีความผิดพลาดอะไรสักอย่างในความคิดอันนี้เลยคิดว่าเราต้องทำอะไรสักอย่างแล้ว เลยร่างออกมาคร่าวๆเป็นกรอบในการเตรียมความพร้อมในการให้พนักงานทำงานจากที่บ้านโดยการสร้าง Work From Home policy ขึ้นมาก่อน ซึ่งไม่ได้แค่ใช้กับสถานการณ์แบบนี้เท่านั้น แต่ยังเอาไปใช้กับช่วงเวลาที่พนักงานอาจจะต้องจำเป็นทำงานอยู่ที่บ้านในกรณีอื่นๆด้วย เช่นอาจจะต้องเลี้ยงลูกอยู่บ้านแต่ยังทำงานได้ และอื่นๆ

แต่ก่อนอื่นเราต้องเข้าใจก่อนว่า Work From Home ไม่ได้ใช้ได้กับทุกคนและทุกคน
บางงานอาจจะไม่เหมาะกับการทำงานที่บ้าน หรือบางคนก็อาจจะไม่เหมาะกับการทำงานที่บ้าน ฉะนั้นเราจะต้อง

  1. กำหนดวัตถุประสงค์ของการทำงานจากที่บ้านให้ชัดเจน (Purpose) ว่าทำแล้วบริษัทได้ประโยชน์อะไร เป้าหมายของการให้พนักงานทำงานจากที่บ้านคืออะไร อันนี้มีไว้เพื่อที่จะได้ไม่ต้องมาเถียงกันทีหลังว่าทำไมต้องทำงานจากที่บ้าน
  2. กำหนดว่าตำแหน่งใดบ้างที่จะสามารถทำงานที่บ้านได้ (Scope) อย่างที่บอก ไม่ใช่ทุกงานที่สามารถทำงานที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ บางแผนกอาจทำงานไม่ได้เลยเช่น พนักงานต้อนรับ พนักงานบริการ เราอาจกำหนดเลยว่างานใดบ้างที่ทำงานที่บ้านและมีประสิทธิภาพมาก งานใดมีประสิทธิภาพกลางๆ งานใดมีน้อย หรือทำไม่ได้เลย องค์กรจะได้สามารถรู้ได้ล่วงหน้า
  3. กำหนดการวัดผลและความคาดหวังให้ชัดเจน (Expectation) สิ่งที่ไม่ควรคาดหวังคือให้พนักงานทำงานตลอดเวลาเหมือนอยู่ที่บริษัท คือเหมือนคำถามข้างต้นนั่นแหละที่ว่า “เราจะรู้ได้ยังไงว่าพนักงานทำงาน”
    แต่ไปกำหนดผลงานออกมาในกรอบเวลาที่เหมาะสมเลยว่าทำงานอะไรออกมาแล้วบ้าง อาจจะใช้เครื่องมือในการติดตามงานอย่าง MS Team, Slack, Trello มาช่วยก็ได้ แต่ไม่ต้องถึงขั้นเปิด VDO conference กันตลอดเวลา หรือบังคับให้ VPN กันตลอดเวลา ก็ได้
  4. กำหนดความรับผิดชอบ (Responsibility) หลักๆควรกำหนดความรับผิดชอบของ 2 ส่วนคือคนทำงานเอง และหัวหน้างาน เช่นคนทำงานต้องมีหน้าที่ในการทำงานให้ได้ตามที่ได้รับมอบหมาย คอยอัพเดทความคืบหน้าผ่านช่องทางที่กำหนด สามารถติดต่อได้ในช่วงเวลาทำงานที่กำหนด และเก็บรักษาความลับของบริษัทเสมือนหนึ่งอยู่ในบริษัทเอง
    ในส่วนของหัวหน้างานมีหน้าที่ที่จะต้องมอบหมายงาน ให้เหมาะสมกับเวลา ติดตามงานและวัดผล เป็นต้น
  5. การสื่อสาร (Communication) เรื่องนี้สำคัญมากเพราะเมื่อพนักงานไม่ได้อยู่ในพื้นที่ขององค์กรการสื่อสารจะเปลี่ยนแปลงไป ให้กำหนดช่องทางในการสื่อสาร เครื่องมือที่ใช้ในการสื่อสารเช่น โทรศัพท์ VPN หรือ application อื่นๆเอาไว้ เพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกันในการสื่อสาร
  6. กำหนดอุปกรณ์ที่จะใช้ทำงานจากที่บ้าน (Equipment) บางงานอาจจะใช้การ remote เข้ามาทำได้ แต่บางงานอาจจะต้องยกเครื่องมือบางอย่างกลับไปที่บ้าน ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้ (ที่ปกติเราไม่ได้เอากลับบ้าน) จะต้องทำสัญญาการยืมกันเพิ่มเติม คร่าวๆเช่น

สัญญาเช่า/ยืม ระหว่างบริษัท xxxโดนมีตัวแทนเป็นนาย  xxx(หัวหน้างาน/เจ้าของ) เป็นผู้ส่งมอบสิ่งของและกระทำสัญญาแทน และ xxx (ลูกจ้าง) เป็นผู้ยืมได้อ่านและยินดีปฏิบัติตามข้อกำหนดตามด้านล่างดังนี้
1.วัตถุประสงค์เพื่อการทำงานตามที่บริษัทมอบหมายเท่านั้นและมิให้นำทรัพย์สินบริษัทไปใช้งานผิดวัตถุประสงค์ เช่น บลาๆ หากกรณีตรวจสอบพบเจอทางบริษัทขอปฏิเสธส่วนรู้เห็นในการกระทำดัวกล่าว และหากส่งผลให้บริษัทเสื่อมเสียทางบริษัทขอดำเนินคดีทั้งทางอาญาและแพ่งต่อผู้ยืม
2.กำหนดวันส่งมอบคืน ในวันส่งมอบคืนให้ส่งคืนในสภาพที่เป็นตามการใช้งานเฉกเช่นวิญญูชนใช้งานสินทรัพย์อย่างระวัง
กรณีเสียหาย/สูญหายที่ผิดปกติตามที่วิญญูชนพึงกระทำต้องชดใช้ตามมูลค่าที่เสียหาย
3. การรักษาความลับแห่งผลประโยชน์บริษัท รวมไปถึงข้อมูลในอุปกรณ์และการเชื่อมต่อมาภายในองค์กรให้กระทำตามแบบดังนี้
ว่าไปแล้วแต่องค์กร  ว่ามีอะไรบ้าง ซึ่งเดี๋ยวไปกำหนดในข้อถัดไป 

ในกรณีเกิดข้อผิดพลาดต่อข้อมูลในระบบ และในกรณีพบว่ามีการรั่วไหล/เสียหายของข้อมูล/ส่วนควบ/อุปกรณ์ ไม่ว่าจะด้วยประมาทหรือไม่ก็ตามให้ระงับการใช้งานและแจ้งต่อบริษัทหรือหัวหน้างานโดยทันที หากมิเช่นนั้นจะถือว่าเจตนาทำให้เกิดความเสียหาย
ได้ตรวจสอบความถูกต้องและรับทราบเงื่อนไขข้อกำหนดตามสัญญา

7. กำหนดวิธีการในการรักษาความปลอดภัย (Security) อันนี้อาจจะกำหนดเหมือนนโยบายความปลอดภัยแต่เพิ่มเรื่องความเสี่ยงจากการทำงานภายนอกเข้าไปเช่น การใช้ WiFi สาธารณะ เรื่องการใช้งาน VPN, การดูแลรักษาความลับในเครื่องที่ใช้ที่บ้าน เรื่อง Awareness
บางครั้งอาจรวมไปถึงเรื่อง ข้อมูลความลับของลูกค้าซึ่งจะต้องไปเกี่ยวกันกับข้อกำหนดทางกฏหมายด้วยอันนี้เป็นเคสๆ ไปแล้วแต่ชนิดของงานและอุตสาหกรรม

8. การได้รับการสนับสนุนทางเทคนิค (Tech Support) เมื่อมีปัญหาในการใช้งานจะต้องแจ้งใครขอบเขตในการ support อยู่แค่ไหนเช่นจะ remote support ผ่าน team viewer เท่านั้น ถ้าเป็นปัญหาเกี่ยวกับ HW จะต้องเอาเข้ามาที่บริษัทหรือถ้าเป็นอุปกรณ์ส่วนตัวจะต้องดูแลตัวเอง อะไรทำนองนี้แล้วแต่จะตกลงกันไว้

 

ดังนั้นคำตอบของคำถามที่ว่า

จะรู้ได้ยังไงว่าพนักงานทำงาน?

อาจจะไม่ใช่คำตอบตรงๆ แต่เป็นคำถามที่ต้องถามกลับไปยังองค์กรว่า องค์กรมีการเตรียมแผนรับมือสำหรับการที่งานจากที่บ้านแล้วหรือยัง?

ถ้ายังไม่มีแนวทางข้างบนอาจจะพอมีประโยชน์บ้าง

วันนี้มีมาแนวจริงๆ จัด podcast คงไม่สนุกเอาเท่านี้ละกัน

 

 

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s