VDO Conference ไม่เท่ากับการประชุม (7 ข้อใช้ยังไงให้มีประสิทธิภาพ)

Posted by

ช่วงนี้ (24/3/2020) คนเริ่มทำงานจากที่บ้านกันหลายบริษัทแล้ว

ส่วนใหญ่ที่เจอคือองค์กรมักมองหา solution ในการทำ VDO conference มาก่อนเพื่อนซึ่งอันนั้นเดี๋ยวค่อยไปเขียนอีกบทความหนึ่งที่ว่าด้วยเรื่องการทำงานจากที่บ้านอีกที

วันนี้เลยจะเขียนเรื่อง VDO conference ก่อนเลย

ผมเชื่อว่าหลายคนคงได้เริ่มใช้ VDO conference กันบ้างแล้วและรู้สึกว่า มันไม่ค่อยเหมือนการประชุมปกติสักเท่าไหร่ ซึ่ง

จริง!!

VDO conference ไม่เท่ากับ meeting แบบเจอหน้า ดังนั้นสิ่งที่เราควรรู้ไว้ก่อน จะใช้ VDO conference คือ 

1. เปลี่ยน Mindset ใหม่ อย่าคาดหวังว่าการทำ VDO conference จะเหมือนกับการเจอหน้าประชุมกัน มันไม่เหมือนแน่นอน ดังนั้นวัตุประสงค์ในการใช้งานก็ต้องเปลี่ยนไปด้วย VDO conference เป็นเพียงเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้เราสื่อสารกัน ผ่าน ภาพ เสียงที่เคลื่อนไหวกันได้ แต่เรื่องอารมณ์ สีหน้า แววตา การปฏิสังสรรค์กันจะหายไปทั้งหมด

2. ใช้ให้สั้น อันนี้เป็นเรื่องสำคัญ เพราะเมื่อเราอยู่หน้าจอเราจะมีสิ่งที่มารบกวนเรามากมาย เพื่อไลน์มา ข่าวเด้งเตือน เมลล์มา มันทำให้คนไม่สามารถ focus อยู่กับการประชุมได้นาน ดังนั้นการทำ VDO conference พึงนึกไว้เสมอว่าเราจะสื่อสารกันเรื่องอะไร เอาให้จบ เอาเท่าที่สำคัญ รายละเอียดปลีกย่อยที่ไม่จำเป็นส่งผ่าน อีเมลล์กันก็ได้

3. ปิดไมค์ถ้าไม่ได้พูด หลายครั้งที่เจอว่าเมื่อทำ conference เราอาจจะได้ยินเสียงรบกวนจากสภาพแวดล้อมที่ผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ เสียงหมาเห่า เสียงทุบตึก เสียงรถไอติมวอลล์ พวกนี้รบกวนคนที่กำลังพูดอยู่ทั้งสิ้น ดังนั้นถ้าเรายังไม่มีบทพูดอะไรปิดไมค์ไปก่อนเลย จะพูดค่อยกดเปิดก็ไม่ยากเกินไป

4. ปิดกล้อง ถ้าไม่จำเป็นต้องใช้ อันนี้หลายครั้งพบว่าคนยึดติดว่า VDO conference จะต้องเห็นหน้า หลายครั้งเราอาจจะอยากเห็นแค่หน้าจอเท่านั้น ซึ่งถ้าระบบอินเตอร์เน็ตไม่ดีการปิดกล้องจะช่วยลด ทรัพยากรอินเตอร์เน็ตที่ใช้ทำให้การประชุมราบลื่นขึ้นได้มาก

5. รอให้คนพูดจบและทวนเมื่อพูดจบ การคุยกันผ่าน VDO conference ใกล้เคียงกับการคุยโทรศัพท์มากกว่าการประชุมกันจริงๆ ดังนั้นเมื่อมีการพูดแทรกสมองเราจะแยกแยะเสียงได้ยากมากทำให้กลายเป็นคุยไม่รู้เรื่องกันไป วิธีการที่ลองมาแล้วได้ผล คือถ้าเราเป็นคนพูดพยายามหาโค้ดอะไรบางอย่างในการบอกผู้ฟังว่าเราพูดจบแล้ว ส่วนใหญ่ที่ผมใช้คือการถามว่า “ที่พูดไปตรงนี้มีคนไม่ได้ยินไหมหรืออยากถามเพิ่มไหมครับ” และสรุปคร่าวๆไปอีกรอบ พอทำแบบนี้บ่อยๆคนอื่นจะเริ่มเข้าใจได้เลยว่านี่คือพูดจบแล้ว คนอื่นพูดต่อได้

6. ใช้เครื่องมือให้เป็น การมีคู่มืออยู่ในมือไม่ได้หมายความว่าเราจะใช้เครื่องมือนั้นเป็น ไปทดลองใช้ซะลองคุยกันในเรื่องไม่สำคัญก่อนก็ได้ จะได้รู้ว่าจะปิดไมค์ ปิดกล้องยังไง เสียงได้ยินชัดไหม แชร์หน้าจอยังไง บันทึกยังไง เวลาประชุมเรื่องสำคัญจะได้ไม่มีปัญหา

7. ถ้าไม่จำเป็นไม่ต้องใช้ก็ได้ อย่างที่บอกไปตอนต้นการใช้ VDO conference นั้นไม่เหมือนกับการประชุมจริงๆ เมื่อเราต้อง work from home บางครั้งการใช้ slack, trello, E-mail หรือแม้แต่ line กลุ่มอาจจะมีประสิทธิภาพกว่าการ conference ด้วยซ้ำ ไม่ต้องพยายามทำงานด้วยการ conference ตลอดเวลาก็ได้

สำคัญกว่าการ conference คือการเข้าใจว่าการทำงานจากที่บ้านหรือ Work From Home นั้นไม่ใช่การไม่ทำงานหรือการแค่ย้ายที่ทำงานไปอยู่ที่บ้าน แต่ยังหมายถึงการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน การสั่งงาน และการติดตามวัดผลของงานด้วย ซึ่งพรุ่งนี้จะมาเขียนเรื่องแนวคิดเกี่ยวกับการทำงานจากที่บ้านอีกครั้งหนึ่ง

หวังว่าพวกเราจะกลับสู่สถานการณ์ปกติในเร็ววัน …

 

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s